Dokumentenmanagement

DOCUframe®, die Komplettlösung für Dokumentenmanagement / DMS , Archivierung, Kommunikation und Workflow. Die objektorientierte Struktur der DMS Lösung von GSD bietet eine ausgesprochen transparente Datenstruktur und die Voraussetzung für logische und intelligente Abläufe.

Architektur

  • Objektorientierte Datenbank auf 32-Bit Client-Server Basis
  • Systemeigene Entwicklungsumgebung (DOCUcontrol®)
  • Dadurch kundenspezifische Strukturänderungen der Datenbank (Klassen, Elemente etc.) möglich
  • Listen- und Dialogbearbeitung global und auf Benutzerebene
  • Beliebige Funktionen durch die integrierte Scriptsprache
  • Individuelle Benutzerrechte und Objektsicherheite

 Scannen

  • Unterstützt alle TWAIN-kompatiblen Scanner und Kameras
  • Hohe Farbkompression mit JPEG 2000 (bis Fakt. 25)
  • Hochleistungs OCR mit ABBYY FineReader™
  • Integriertes Verschlagwortungs- und Indexierungsmodul
  • Effektive Verschlagwortung über Texterkennungs-Formulare
  • Volltext Plug-In auf Basis von dtSearch

 Archivieren

  • Kein einfaches Filesystem, sondern objektorientierte 32-Bit Client-Server Hochleistungs-Datenbank
  • Objektorientierte Dokumentverwaltung über abgestufte
  • Klassenhirarchie (Strukturen, Objekte, Klassen)
  • Vielfältige Recherchemöglichkeiten über Index-, Filter- und Volltextsuche
  • Übersichtliche Ablage von Dokumenten in globalen und benutzerdefinierten Ordnern
  • Strukturierte Zuordnung von Dokumenten zu Projekten, Vorgängen, Adressen, Ansprechpartnern etc.
  • Hohe interne Speicherkapazität durch effektive Datenkompression
  • Anbindung externer Datenbanken über ODBC

Dokumentenmanagement

  • Verwaltung aller gängigen Dokumententypen und -formate
  • Dokumentenhandling per Drag & Drop
  • Dokumente externer Anwendungen (z.B. MS-Office®) können im zugehörigen Dateiformat abgelegt und aus DOCUframe® mit der ursprünglichen Anwendung aufgerufen werden
  • Intelligente Verzeigerung spart Speicherplatz (Dokumente werden nur 1 x gespeichert und bei Bearbeitung automatisch aktualisiert)
  • Weiterleiten von Dokumenten - automatisch oder manuell
  • Vielfältige Organisationsmittel (Notizen, terminverknüpfte Wiedervorlagen oder individuelle Bearbeitungsstati, usw.)
  • Integriertes Textverarbeitungssystem

Dokumentenworkflow

  • Abbildung des Informationsflusses im Unternehmen
  • Weiterleiten von Dokumenten nach individuell festlegbaren Verteil- oder Bearbeitungskriterien (Adresse, Absender, Status, Priorität, etc.)
  • Autom. Verteilung von Dokumenten durch individuelle Eingangsscripts
  • Verknüpfung von Dokumenten mit Kundenaufträgen, -projekten oder Vorgängen
  • Statusvergabe und Terminverfolgung von Vorgängen, Dokumenten und Projekten
  • Verknüpfung sämtl. Dokumente mit Termin- und Wiedervorlagesystem

ERP-Anbindung

  • Sämtliche kundenrelevanten Dokumente oder archivierten Belege stehen sofort zur Verfügung
  • Belegdruck aus ERP-System direkt in das DMS und Archiv

Computer Aided Selling (CAS)

  • Erstellung individueller Dialoge (Masken) zur Interessentenerfassung und -verwaltung
  • Vorgangsbezogene Einbindung von Kunden-/Interessentendaten mit Verknüpfung zum Dokumentenarchiv
  • Auswertung und Qualifikation nach beliebigen Kriterien
  • Telemarketing-Unterstützung durch CTI-Integration

Termin- und Zeitmanagement

  • Einzel- und Gruppenterminverwaltung
  • Kalender mit Monats-, Wochen- und Tagesansicht
  • Erinnerungsfunktionen
  • Dokumenten-, Wiedervorlage- und Ereignistermine
  • Terminanzeige in Listenform oder grafische Terminübersicht
  • Grafische Terminverschiebung
  • Termin-Verknüpfung mit Projekt- und Vorgangsplanung
  • Termin-Verknüpfung mit Adressen und Dokumenten

E-Mail Server

  • Serverbasierender E-Mail-Client
  • Weiterleitung von E-Mails an Fax-Nummern
  • Volltextsuche
  • Verteilregeln
  • Anbindung an globale Adressdatenbank von DOCUframe®
  • Definierbare Vorlagen (Templates)
  • Druck-Scripts und Serien-E-mail-Funktion

Fax Server

  • Direkt ab Scanner oder aus Office-Anwendungen
  • Schnelle Bildschirmdarstellung bei 0°, 90°, 180°, 270°
  • Einbinden von Notizen und Merkzetteln
  • Personalisierte Serienfaxe über Adresslisten
  • Hinterlegen von Formularen und Vorlagen
  • Einbinden von Druckscripts
  • Automatisches Weiterleiten nach hinterlegten Kriterien
  • Weiterleiten von Faxen als E-Mail oder Textdatei möglich

Voice-Mail

  • Archivieren und Verteilen von Sprachnachrichten
  • Anrufbeantworter für Personen und Gruppen

SMS (Short Message Service)

  • Versenden und Empfangen von Kurzmitteilungen direkt vom PCS
  • SMS-Benachrichtigung bei Dokumenteneingang

Internet-Zugriff

  • Internet-Zugang auf Knopfdruck
  • Instant-Web-Access aus E-Mails, Adressen und Dokumenten heraus
  • Optionale Webshop-Einbindung mit Zugriff auf die integrierte Artikeldatenbank

 Computer Telephony Integration (CTI)

  • Automatische Weiterleitung eingehender Anrufe
  • Direkter Zugriff auf anruferrelevante Informationen
  • Wahlautomatik bei ausgehenden Anrufen
  • Auswertung von Verbindungen, Gebühren, Anrufdauer

Mobile solutions für die Optimierung von Geschäftsprozessen

  • Erstellen neuer E-Mails und Mitteilungen inkl. Antwort- und Weiterleitungsfunktionalität
  • Alle Dokumentenarten intern per Mitteilung und extern per E-Mail weiterleitbar
  • „MobileToday“: Startbildschirm mit allen aktuellen Dokumenten, Anrufen, Terminen und Vorgängen auf einen Blick
  • Push-Notifikation: Sofortige Benachrichtigung über den Eingang neuer Dokumente auf dem mobilen Endgerät

Dokumentenverwaltung mit DOCUframe®.
Auswertungen mit DATAframe®.
GSD-Software